System kaucyjny – jak rozliczyć VAT od zwrotu butelek jednorazowych?

22 października, 2025

Od 1 października 2025 r. w Polsce zaczął obowiązywać nowy system kaucyjny dla wybranych opakowań po napojach, m.in. butelek PET do 3 litrów, puszek do 1 litra i butelek szklanych wielokrotnego użytku do 1,5 litra. Nowe przepisy mają na celu ograniczenie ilości odpadów i zwiększenie poziomu recyklingu, ale równocześnie wprowadzają istotne zmiany w zakresie rozliczania podatku VAT.

Kaucja a podatek VAT – zasada ogólna

Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów, kaucja pobierana przy sprzedaży napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym nie podlega VAT – ani na etapie sprzedaży hurtowej, ani detalicznej. Jest to świadczenie o charakterze zwrotnym, a więc powinno być neutralne podatkowo.

VAT pojawia się dopiero w momencie, gdy opakowanie nie zostanie zwrócone. Wówczas pobrana, a niezwrócona kaucja powiększa podstawę opodatkowania VAT u podmiotu wprowadzającego napoje na rynek (producenta lub importera). W praktyce oznacza to, że tylko zatrzymane kaucje będą podlegały opodatkowaniu.

Podmiot zobowiązany do rozliczenia – podatnik i płatnik

W systemie kaucyjnym ustawodawca wprowadził rozdzielenie ról:

• Podatnikiem VAT z tytułu niezwróconych kaucji jest wprowadzający produkty (np. producent, importer).
• Płatnikiem VAT jest podmiot reprezentujący (operator systemu kaucyjnego), który oblicza i wpłaca należny podatek na rachunek urzędu skarbowego.

Dzięki takiej konstrukcji obowiązki podatkowe są skupione na podmiotach, które faktycznie dysponują środkami z kaucji, co ma uprościć rozliczenia w systemie.

Moment powstania obowiązku podatkowego

VAT od niezwróconych kaucji rozlicza się raz w roku – w deklaracji składanej za pierwszy okres rozliczeniowy następnego roku.

• Podatnicy miesięczni: rozliczenie następuje w deklaracji za styczeń następnego roku (do 25 lutego).
• Podatnicy kwartalni: w deklaracji za I kwartał następnego roku (do 25 kwietnia).

Wyjątkowo, pierwsze rozliczenie za 2025 r. nastąpi w terminie do 25 marca 2026 r. (deklaracja za luty 2026).

Stawka VAT od niezwróconych kaucji

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że stawka VAT od niezwróconych kaucji jest uzależniona od stawki właściwej dla sprzedanego napoju.

Oznacza to, że:

• dla napojów objętych stawką 5% (np. soki) – także kaucja niezwrócona będzie rozliczona według 5%,
• dla napojów opodatkowanych 23% – odpowiednio 23%.

W przypadku braku możliwości przyporządkowania opakowań do konkretnych stawek VAT, dopuszczalne będzie zastosowanie proporcji wynikającej ze struktury sprzedaży danego wprowadzającego.

Kaucja w ewidencji i dokumentacji

Kaucje nie są dokumentowane fakturą VAT – ich pobór i zwrot należy wykazywać w formie not księgowych lub raportów kasowych. W pliku JPK_VAT pojawi się dedykowana pozycja (P_360) dla rozliczenia niezwróconych kaucji.

Zarówno wprowadzający, jak i podmiot reprezentujący muszą prowadzić ewidencję elektroniczną, obejmującą:

• liczbę i rodzaje wprowadzonych do obrotu opakowań,
• kwoty pobranych i zwróconych kaucji,
• dane o zwróconych odpadach opakowaniowych.

Ewidencja powinna być przechowywana przez co najmniej 5 lat i umożliwiać kontrolę wyliczenia podstawy opodatkowania.

Podsumowanie – o czym powinni pamiętać przedsiębiorcy?

• Kaucja za opakowania objęte systemem kaucyjnym jest neutralna podatkowo do momentu, gdy opakowanie nie zostanie zwrócone.
• VAT od niezwróconych kaucji rozliczają wyłącznie wprowadzający produkty – raz w roku.
• Stawka VAT odpowiada stawce właściwej dla napoju.
• Pobór i zwrot kaucji dokumentuje się notą, a dane należy ujmować w ewidencji elektronicznej.

Etykiety podatek VAT, system kaucyjny