Awaria i brak dostępności KSeF – co robić?

15 kwietnia, 2024

Czy może zdarzyć się, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie niedostępny lub ulegnie awarii? Co należy w takim przypadku zrobić? Okazuje się, że Ministerstwo Finansów przewidziało takie sytuacje i bardzo dokładnie opisało je w nowych przepisach. Należy jednak pamiętać, że postępowanie zależy od tego, czy mamy do czynienia z awarią czy z brakiem dostępności KSeF. Są to bowiem dwa różne przypadki.

Awaria vs. niedostępność KSeF

Nowe przepisy różnicują dwa przypadki:

1. awaria
2. niedostępność KSeF – z powodu prac serwisowych po stronie Ministerstwa Finansów.

Jest to o tyle istotne, że każde z tych zdarzeń wiąże się z innymi konsekwencjami dla podatników.

Awaria KSeF

KSeF jak każdy inny system informatyczny może ulec awarii. Ministerstwo Finansów nie chcąc blokować w takiej sytuacji podatników w zakresie przekazywania faktur kontrahentom, opracowało kilka zasad, które pozwolą na udostępnienie dokumentu poza KSeF. Ministerstwo Finansów ma informować na swojej stronie internetowej o rozpoczęciu i zakończeniu awarii KSeF. Co ciekawe, przewidziana została także sytuacja, w której nie będzie możliwości zamieszczenia informacji na stronie www. Wówczas o awarii mamy dowiedzieć się ze środków masowego przekazu. Aby ułatwić przedsiębiorcom uzyskiwanie informacji o awarii KSeF, udostępniony zostanie interfejs, który będzie mógł zostać zintegrowany z  systemami księgowymi podatnika.

Sposób przekazania faktury kontrahentowi w przypadku awarii

Najważniejsza informacja jest taka, że w przypadku awarii KSeF, możliwe będzie udostępnienie kontrahentowi faktury w inny, uzgodniony z nim sposób. Warto więc zadbać o ustalenie tej kwestii z naszymi kontrahentami, zanim zaczniemy korzystać z KSeF. Niezwykle istotne jest, że w takim przypadku faktura musi być wystawiona w formie elektronicznej. Forma ta musi być zgodna ze wzorcem przewidzianym dla dokumentów udostępnianych w KSeF. Jest to ważne, ponieważ taką fakturę będziemy musieli później przekazać do KSeF, o czym już za chwilę.

Oznaczenie faktury kodem QR

Kolejnym wymogiem będzie oznaczenie przygotowanego dokumentu tzw. kodem weryfikacyjnym (QR), który umożliwi identyfikację tego dokumentu w KSeF. To warunek konieczny. Bez tego oznaczenia nie mamy prawa wysłać faktury do naszego kontrahenta.  

Korekty faktur w trakcie awarii KSeF

Ostatnia ważna informacja dotyczy wystawiania faktur korygujących do dokumentów udostępnionych kontrahentowi w trakcie awarii KSeF. W takim przypadku korektę mamy prawo wystawić dopiero po przekazaniu faktury pierwotnej do KSeF.

Co po zakończeniu awarii?

Wystawił_ś fakturę w trakcie awarii KSeF? Teraz w terminie 7 dni roboczych od przywrócenia działania systemu masz obowiązek przesłania takiego dokumentu do KSeF. Do dokumentu zostanie przydzielony numer systemowy.

Kolejną ważną kwestią jest „data wystawienia”. Jeśli wystawimy i przekażemy kontrahentowi fakturę w trakcie awarii KSeF, za datę wystawienia faktury, będzie uważana data, którą wskażemy na fakturze. Data przekazania dokumentu do KSeF nie będzie w takiej sytuacji kluczowa. Konsekwentnie, datą otrzymania faktury przez nabywcę będzie dzień fizycznego jej otrzymania. Z jednym ważnym zastrzeżeniem. Jeśli data fizycznego otrzymania faktury przez naszego kontrahenta będzie późniejsza niż data przydzielenia dla takiego dokumentu numeru w KSeF, wówczas za datę otrzymania faktury uważana będzie wcześniejsza z tych dat, czyli data przekazania do KSeF.  

Niedostępność KSeF

Drugim przypadkiem, w którym nie będzie możliwości korzystania z KSeF, będzie niedostępność systemu. Niedostępność następuje z uwagi na konieczne prace serwisowe po stronie Ministerstwa Finansów. O terminie tych prac podatnicy mają być informowani z odpowiednim wyprzedzeniem, za pośrednictwem komunikatów na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Sposób przekazania faktury kontrahentowi w przypadku niedostępności

W przypadku nieodstępności systemu, podobnie jak ma to miejsce w przypadku awarii, będziemy mogli wystawić i przekazać naszemu kontrahentowi fakturę poza KSeF. Dokument taki musi być wystawiony również w postaci elektronicznej i zawierać wszystkie elementy przewidziane dla faktury udostępnianej w KSeF.

Kod QR na fakturze

Faktury wystawione w trakcie nieodstępności KSeF podobnie jak w przypadku awarii będą musiały być oznaczane kodem weryfikacyjnym QR.

Co po przywróceniu dostępności KSeF?

Inaczej jak to ma miejsce w przypadku awarii, w momencie przywrócenia funkcjonalności KSeF, będziemy mieli tylko 1 dzień roboczy, na przekazanie wystawionej przez nas faktury do KSeF. Jeśli zdecydujemy się na wystawienie faktury w trakcie niedostępności systemu, warto dobrze zaplanować termin, w którym to zrobimy. Najlepiej zrobić to tak, aby móc dotrzymać ustawowego terminu na przekazanie faktury do systemu i przydzielenie jej numeru identyfikacyjnego.

Mamy więcej artykułów o KSeF

Doradcy podatkowi VGD napisali cały cykl artykułów na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Te treści zostały stworzone, aby edukować i zwiększać pewność w działaniach biznesowych, zanim KSeF stanie się obowiązkowy. Tytuł serii to „Wszystko o KSeF”:

• KSeF – pytania i odpowiedzi [Część 1]
• KSeF – pytania i odpowiedzi [Część 2]
• Jak wdrożyć KSeF? 7 ważnych punktów
• 5 pytań o KSeF
• Data wystawienia faktury w KSeF
• Czy KSeF wpłynie na JPK?
• Niedostępność KSeF
• KSEF – za co grożą kary?
• Faktury korygujące – jedyny sposób na naprawę błędów w KSeF

Etykiety awaria ksef co robić, niedostępność KSeF, wszystko o ksef