Jawność wynagrodzeń w rekrutacjach od 2026 r. – nowe obowiązki pracodawców w świetle zmian w Kodeksie pracy

4 lutego, 2026

Od 24 grudnia 2025 r. weszły w życie pierwsze zmiany w Kodeksie pracy dotyczące jawności wynagrodzeń. Wynikają z implementacji unijnej dyrektywy 2023/970. Te regulacje mają na celu eliminację dyskryminacji płacowej, szczególnie ze względu na płeć, i zwiększenie transparentności na rynku pracy.

Pierwszy etap zmian – od 24 grudnia 2025 r.

Od Wigilii 2025 r. pracodawcy muszą podawać przewidywane wynagrodzenie lub jego przedział w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Jeśli ogłoszenie nie zawiera tej informacji, musi ona być przekazana przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy. Przepisy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej, co zapewnia kandydatom świadome negocjacje. Dodatkowo wprowadzony został zakaz pytania kandydatów o ich wcześniejsze lub obecne wynagrodzenie, co ma zapobiegać stosowaniu niesprawiedliwych stawek.

Drugi etap – pełne wdrożenie do 7 czerwca 2026 r.

Do czerwca 2026 r. wejdą w życie kolejne obowiązki. W tym prawo pracowników do informacji o średnich wynagrodzeniach na równoważnych stanowiskach, z podziałem na płeć. Pracodawcy będą musieli dostarczyć te dane na wniosek, wraz z obiektywnymi kryteriami ustalania płac i awansów. Firmy zatrudniające 100–249 osób będą raportować lukę płacową co trzy lata, a te powyżej 250 pracowników – co roku. Jeśli różnica przekroczy 5%, wymagana będzie wspólna ocena wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników.

Obowiązki pracodawców i ich wpływ na rozliczenia podatkowe

Pracodawcy muszą dostosować polityki rekrutacyjne i kadrowe do nowych zasad. Oznacza to konieczność ustalenia jasnych, neutralnych pod względem płci kryteriów wynagradzania, co może wpłynąć na struktury kosztów zatrudnienia. Z perspektywy podatkowej, transparentność płac ułatwi kontrolę nad składnikami wynagrodzeń podlegającymi opodatkowaniu, takimi jak premie czy dodatki.

Prawa pracowników i mechanizmy egzekwowania

Pracownicy zyskują prawo do pisemnej informacji o własnych zarobkach oraz średnich płacach w firmie, co ułatwi egzekwowanie równości. Wniosek może być złożony bezpośrednio lub poprzez przedstawicieli. W sporach o nierówne traktowanie ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, co zwiększa ryzyko procesów sądowych. Te zmiany promują sprawiedliwość, ale wymagają od firm proaktywnego zarządzania danymi kadrowymi.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów

Za brak widełek płacowych w ogłoszeniach, odmowę udzielenia informacji czy stosowanie klauzul poufności grożą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Sankcje te, choć na razie ograniczone, mogą wzrosnąć po pełnej implementacji dyrektywy. Pracodawcy powinni monitorować zgodność, aby uniknąć kar, które mogłyby wpłynąć na finanse firmy i rozliczenia podatkowe.

Praktyczne wyzwania dla pracodawców

Wprowadzenie obowiązku jawności wynagrodzeń stanowi poważne wyzwanie dla wielu pracodawców, szczególnie tych, którzy dotychczas nie posiadali uporządkowanej, transparentnej polityki płacowej. Pierwszym krokiem, który powinny podjąć firmy, jest przeprowadzenie kompleksowego audytu wynagrodzeń. Audyt ten powinien objąć weryfikację, czy w organizacji nie występują nieuzasadnione różnice płacowe. Szczególnie między kobietami a mężczyznami na podobnych stanowiskach. Z perspektywy podatkowej, taki audyt może pozwolić uniknąć sporów, które mogłyby skutkować dodatkowymi obciążeniami fiskalnymi, np. w postaci korekt deklaracji PIT czy ZUS.

Kolejnym istotnym zadaniem jest opracowanie lub aktualizacja wewnętrznych regulacji dotyczących wynagrodzeń. Pracodawcy będą musieli stworzyć przejrzyste, obiektywne kryteria ustalania płac i awansów, które będą neutralne pod względem płci. Może to oznaczać konieczność wdrożenia formalnych systemów hierarchii stanowisk, określenia jasnych widełek płacowych dla poszczególnych ról oraz ustalenia transparentnych zasad przyznawania podwyżek i premii. Dla wielu firm, szczególnie tych o rozwijających się strukturach organizacyjnych, może to wymagać znaczącej restrukturyzacji podejścia do wynagrodzeń.

Jawność wynagrodzeń: podsumowanie zmian

Jawność wynagrodzeń to jedna z najważniejszych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Choć jej faktyczny wpływ na rynek pracy w perspektywie krótkoterminowej może być bardziej ograniczony, niż zapowiadano. Przepisy, które weszły w życie 24 grudnia 2025 roku to dopiero początek procesu, który w pełni zakończy się w połowie 2026 roku. Dla pracodawców oznacza to konieczność działania na dwóch płaszczyznach – spełnienia wymogów pierwszego etapu oraz przygotowania się do bardziej zaawansowanych obowiązków przewidzianych na etap drugi.

Etykiety jawność wynagrodzeń, obowiązki pracodawcy