Lunch z kontrahentem a koszty uzyskania przychodów

27 listopada, 2023

Wielu przedsiębiorców chętnie spotyka się ze swoimi kontrahentami poza siedzibą firmy. Stwarza to bardziej swobodną atmosferę, dającą lepsze pole do negocjacji. Bardzo często także pozyskanie nowych klientów czy współpracowników odbywa się poza formalnymi przestrzeniami biurowymi. Najczęściej miejscem takich spotkań są restauracje czy kawiarnie. Przedsiębiorcy ponoszą wtedy określone wydatki, głównie dotyczące zakupu usług gastronomicznych. Pojawia się wówczas pytanie, czy można tego rodzaju wydatki potraktować jako koszty uzyskania przychodów?

Lunch z kontrahentem nieuznawany jako koszt podatkowy?

Przez wiele lat organy podatkowe stały na stanowisku, że wydatków gastronomicznych, jakie ponosili przedsiębiorcy na spotkanie z kontrahentami, nie można traktować jako koszt uzyskania przychodu. Koszty takie uznawane fiskus uznaje bowiem jako reprezentację. Co ciekawe, kawa zaserwowana kontrahentowi w biurze nie była traktowana jako reprezentacja, ale już wydatek na zakup kawy w restauracji, nie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Rachunek za obiad z kontrahentem możesz wrzucić w koszty, ale…

Zacznijmy od przypomnienia stanu prawnego. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami (zawartymi w art. 16 ust. 1 pkt 28 UoCIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 UoPIT), za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jak widać, kluczowym do rozliczenia tego rodzaju wydatków jest sposób rozumienia pojęcia „reprezentacji”. Zaznaczmy, że nie jest ono zdefiniowane w żadnej z ustawy podatkowych. Przełomowym dla rozstrzygnięcia tej kwestii okazał się rok 2013, kiedy to Minister Finansów wydał ogólną interpretację podatkową, w której wskazał, jak powinny być rozliczane m.in. koszty spotkań z kontrahentami.

Nie jest istotne miejsce spotkania

Pierwszy kluczowy wniosek, jaki wynika z tej interpretacji jest taki, że dla kwalifikacji danych wydatków jako „reprezentacji” – wyłączonej z kosztów uzyskania przychodów – nie jest istotne miejsce spotkania tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w biurze (siedzibie firmy), czy poza nim. Organy podatkowe nie mają więc już podstaw do klasyfikacji podatkowej wydatków poczynionych na spotkania z kontrahentami, tylko w oparciu o miejsce, w którym spotkania takie się odbywają.

Charakter działalności ma znaczenie

Kolejny wniosek płynący z przedmiotowej interpretacji jest taki, że nie ma jednego obiektywnego miernika reprezentacji, jaki możemy stosować do wszystkich podmiotów gospodarczych. Oceniając wydatki na spotkania z kontrahentami, należy zawsze brać pod uwagę charakter prowadzonej przez podatnika działalności. Organ podatkowy nie może więc arbitralnie ustalić, że dany wydatek powinien być zawsze traktowany jako reprezentacja. Musi go ocenić przez pryzmat prowadzonej przez konkretnego podatnika działalności.

Ważny jest cel spotkania

Trzeci kluczowy wniosek jest taki, że tylko wydatki na zakup usług gastronomicznych, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie jedynie dobrego obrazu czy wizerunku przedsiębiorcy lub prowadzonej przez niego działalności, nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Konsekwentnie, jeśli spotkamy się z danym kontrahentem aby omówić bieżącą współpracę czy zaplanować nowe projekty, to wydatki gastronomiczne, jakie poniesiemy w trakcie tego spotkania, możemy rozliczyć jako koszty uzyskania przychodów.

Dla celów ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego, warto zadbać o właściwą ewidencję tego rodzaju kosztów. Zasadnym jest umieszczenie (np. na fakturze) adnotacji z jakim kontrahentem było to spotkanie oraz czego ono dotyczyło.

Etykiety koszty uzyskania przychodów, lunch z kontrahentem a koszty podatkowe