Zmiany w zasadach liczenia stażu pracy – co oznaczają dla pracowników i pracodawców?

17 lutego, 2026

Od 1 stycznia 2026 r. weszły w życie przepisy wprowadzające reformę Kodeksu pracy w zakresie sposobu liczenia stażu pracy. Celem zmian jest uwzględnienie w tym okresie nie tylko tradycyjnych form zatrudnienia na umowę o pracę, ale także innych aktywności zawodowych, które dotychczas nie wpływały na wymiar urlopu, uprawnienia pracownicze czy odprawy. Nowelizacja ma więc duże znaczenie zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców, w tym podmiotów z sektora prywatnego.

Dlaczego zmiany są potrzebne?

Obowiązujące obecnie przepisy Kodeksu pracy zakładają, że staż pracy obejmuje przede wszystkim okresy:

• zatrudnienia na podstawie umowy o pracę,
• służby w określonych formacjach publicznych (np. wojsku, służbie cywilnej),
• innych okresów wskazanych wprost w ustawach szczególnych.

Tymczasem coraz większa część rynku pracy funkcjonuje w oparciu o umowy cywilnoprawne (zlecenia, kontrakty B2B), działalność gospodarczą lub pracę wykonywaną za granicą. W efekcie osoby, które przez wiele lat aktywnie pracowały, w formalnym rozumieniu często miały krótszy staż pracy, niż wynikałoby to z ich rzeczywistego doświadczenia zawodowego. Nowelizacja ma tę dysproporcję zniwelować.

Co zmienia nowelizacja?

Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy, do stażu pracy będą wliczane również:

• okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, pod warunkiem że w tym czasie opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne,
• okresy wykonywania umów zlecenia, jeśli odprowadzano z nich składki emerytalne i rentowe,
• okresy pracy za granicą, jeśli były wykonywane legalnie i dokumentowane,
• a także inne okresy aktywności zawodowej, które potwierdzają faktyczne uczestnictwo w rynku pracy.

W praktyce oznacza to, że osoby, które np. przez kilka lat pracowały jako samozatrudnione lub na kontraktach cywilnoprawnych, zyskają prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego czy wyższej odprawy w przypadku rozwiązania stosunku pracy.

Nowelizacja przewiduje również utworzenie centralnego rejestru okresów aktywności zawodowej, prowadzonego przez ZUS. Umożliwi on weryfikację danych składkowych i automatyczne ustalanie łącznego stażu pracy. Dane te będą dostępne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, co ma uprościć proces weryfikacji uprawnień.

Skutki dla pracodawców

Zmiana zasad liczenia stażu pracy będzie miała istotne konsekwencje dla firm. W szczególności:

• więcej osób nabędzie prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego,
• może wzrosnąć liczba pracowników uprawnionych do dłuższych okresów wypowiedzenia oraz wyższych odpraw (np. przy zwolnieniach grupowych),
• konieczne będzie dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i procedur HR do nowych zasad weryfikacji stażu.

Choć ustawa nie nakłada na pracodawców obowiązku samodzielnego pozyskiwania dokumentów potwierdzających okresy działalności gospodarczej czy umów cywilnoprawnych, w praktyce może się to okazać niezbędne przy ustalaniu uprawnień urlopowych. Warto już teraz przewidzieć odpowiednie zapisy w regulaminach pracy i dokumentacji kadrowej.

Kiedy nowe przepisy weszły w życie?

Nowelizacja została podpisana przez Prezydenta 16 października 2025 r. i weszła w życie 1 stycznia 2026 r., przy czym dla części przepisów dotyczących systemu teleinformatycznego ZUS przewidziano półroczny okres przejściowy. Oznacza to, że pracodawcy będą mieli czas na dostosowanie systemów kadrowych i weryfikację procedur.

Co ważne, potwierdzanie nowych okresów stażu pracy będzie możliwe tylko na podstawie zaświadczeń wydawanych przez ZUS. Od 1 stycznia 2026 roku pracownicy sektora publicznego (w przypadku firm prywatnych od 1 maja 2026 r.) mogą wystąpić do ZUS z wnioskiem o potwierdzenie okresów składkowych, które dotąd nie były uwzględniane w stażu pracy. Pracownik będzie miał czas na wystąpienie z wnioskiem jedynie przez okres 24 miesięcy od wejścia w życie zmian.

Podsumowanie zmian w praktyce

Reforma stażu pracy to jeden z największych kroków w kierunku dostosowania prawa pracy do współczesnego rynku zatrudnienia. Dzięki niej rzeczywisty dorobek zawodowy – niezależnie od formy prawnej wykonywania pracy – będzie miał realny wpływ na uprawnienia pracownicze.
Dla przedsiębiorców i działów HR to jednak wyzwanie organizacyjne, które warto zaplanować z wyprzedzeniem, uwzględniając nie tylko aspekty kadrowe, ale również budżetowe i podatkowe.

Etykiety Kodeks Pracy, staż pracy